「交付決定前の発注はNG」——補助金スケジュールの正しい組み方

「採択されました！」——このメールが届いた瞬間、うれしくてすぐに発注したくなります。ですが、そこが補助金で一番多い失敗ポイントです。

結論から言います。交付決定より前に契約・発注・支払いをした経費は、原則としてまるごと補助対象外になります。 採択の通知が来ても、まだ発注してはいけません。この記事では「いつ発注していいのか」というスケジュールの組み方を、順番で整理します。

多くの人がつまずく「採択」と「交付決定」の違い

ここが最大の落とし穴です。採択と交付決定は別物で、発注していいのは「交付決定」のあとです。

採択：事業計画が選ばれた段階。いわば「内定」です。まだ発注はできません。
交付申請・審査：採択後に経費の内訳などを提出し、事務局が確認する段階です。
交付決定：正式にお金の枠が決まった段階。いわば「契約成立」。ここで初めて発注OKになります。

就活でたとえるなら、採択が「内定通知」、交付決定が「雇用契約へのサイン」です（行政書士やまもと事務所）。内定が出ただけで働き始める人がいないように、採択が出ただけで発注してはいけません。

採択後であっても、交付決定より前に契約・発注したものは補助対象外、というのが各制度に共通するルールです（補助金ポータル）。「採択されたのだから大丈夫だろう」が、一番危ない思い込みです。

なぜ「交付決定前の発注」はダメなのか

補助金は「これから行う事業」を支援する制度だからです。交付決定の前に動いてしまうと、「補助金がなくても実行できた事業」とみなされてしまいます。

実際、公募要領には厳しい表現で書かれています。ものづくり補助金では「交付決定日よりも前に発注・契約・購入を行った経費は、いかなる理由があっても補助対象外」とされ、小規模事業者持続化補助金でも交付決定前の発注・契約・支払い（前払いを含む）は対象外と明記されています（行政書士やまもと事務所）。

注意したいのは「発注日」で判定されること。支払いを交付決定後にずらしても、発注書・契約書の日付が交付決定より前なら対象外です。見積りを取るのは早めでOKですが、「発注」は決定を待ちます。

正しい発注スケジュールの順番

迷ったら、この順番だけ守ってください。

公募要領を読む（補助率・上限・締切・対象経費・交付決定の時期を確認）
申請する
採択の通知が来る（※まだ発注しない）
交付申請 → 交付決定通知を受け取る（←ここが発注解禁ライン）
発注・契約・支払い → 事業実施
実績報告 → 検査 → 入金（補助金は後払いが原則）

ポイントは、4と5の間に必ず線を引くこと。採択（3）で動き出さず、交付決定（4）を待つ。この一線を守るだけで、致命的な失敗の大半は防げます。

例外はあるが、「勝手に」は通用しない

「どうしても早く動きたい」という場合の例外もありますが、いずれも事前の手続きが必要です。

事前着手承認制度：一部の補助金では、事務局に事前着手の届出を出して受理された場合に限り、交付決定前の発注が例外的に認められることがあります（事業再構築補助金などの例）。制度によって有無が異なり、対象外の補助金もあります。
展示会などの出展申込：持続化補助金では、展示会出展の申込みに限り交付決定前でも対象になる、という特例が設けられている回があります（行政書士やまもと事務所）。

共通するのは、例外は必ず公募要領に明文化されているという点です。「勝手にやってしまった」は救済されません。例外を使うなら、必ず申請中の制度の公募要領で可否を確認してください。なお、事前着手制度の有無・条件・対象時期は年度や公募回で変わるため、最新の公募要領を要確認です。

現場でいちばん多いのが「システム・HP制作」の発注ミス

これはMON-techが制作・システム導入のご相談を受ける中で、実際によく見る失敗です。

補助金でホームページや業務システムを作りたい方は、気持ちが先走って交付決定前に制作会社と契約してしまうことがあります。打ち合わせや見積りは進めて構いませんが、「発注書を出す」「着手金を払う」のは交付決定のあと。ここを制作会社側も知らないと、良かれと思って早めに着手し、結果その費用が対象外になる——という事故が起きます。

だからこそ、発注のタイミングは依頼する側とベンダー側の両方で握っておくことが大事です。MON-techは「制度がわかる×実装できる」ワンストップなので、制作・システム導入のスケジュールを補助金の交付決定に合わせて設計し、「いつ発注すればいいか」まで含めて伴走します。

なお、申請書の作成代行は行いません（書類作成は行政書士の独占業務のため、必要に応じて専門家と連携します）。MON-techの役割は、制度理解とスケジュール設計、そして実装の部分です。

※補助率・上限・締切・対象経費・交付決定の時期、事前着手や特例の有無は、制度・年度・公募回によって変わります。申請前に必ず各補助金の最新の公募要領（事務局・公式サイト）でご確認ください。申請書類は行政書士など専門家に、資金・税務は金融機関・税理士にご相談ください。